業務負荷を軽減する「固定電話の新常識」とは！
オフィスの固定電話、活用できていますか？
働き方が多様化する中、多くの企業が固定電話の運用に課題を感じています。例えばテレワーク中の電話対応や、内線番号の転送の業務が基本出社制だった頃の名残で煩雑化していないでしょうか。リモートワークによって働き方が広がった一方で、従来の業務に負荷をかけているケースは珍しくありません。
多くの企業に当てはまるのが「固定電話」への対応。電話業務に関する従業員の声を取り入れ、現代の働き方に合わせた業務環境へ整備していきましょう。今回は固定電話の新常識として企業への導入が進んでいる「ひかりクラウド電話×Webex Calling」の導入メリットや、導入前の注意点などをご紹介していきます。
- 目次
- テレワーク環境の整備が求められる働き方改革
- こんなこと社内で聞こえてきませんか？
- 場所を選ばず固定電話番号の発着信サービスが人気
- クラウド電話導入の3つのメリット
- メリット① 柔軟な働き方に対応できる
- メリット② 保留転送が簡単にできる
- メリット③ コスト削減も期待できる
- クラウド化の注意点「通話品質」
- ひかりクラウド電話× Webex Calling が選ばれる理由
- ひかりクラウド電話 for Webex Calling とは
- 選ばれる理由
- 【無料・ウェビナー】7月17日(水曜日) 開催！わかりやすく解説します
- 導入サポート充実「詳しくはダウンロード資料」
テレワーク環境の整備が求められる働き方改革
テレワークが広く普及し、出社とテレワークのハイブリットな働き方も増え、人々の働き方が大きく変わりました。働く場所にとらわれず、通勤時間などで時間が取られないなど、メリットも多くあります。
その一方で、管理者にとって過重労働などの労働実態の把握や、組織内のコミュニケーションの円滑化などが新たな課題となっています。
特に固定電話の運用に関する課題は多く、従来の電話システムでは対応しきれない場面が増えています。そのため、以下のような電話業務に関する悩みも増えています。
- 社員がほぼテレワークをしており、オフィスの固定電話にかかってくる電話は出社している決まった人だけが対応している状態で、電話業務負担が集中している。
- 支給した携帯電話の番号を発信に使っているため、お客さまが電話に出てくれない
- 電話転送ができないため、一度電話を切ってから再度掛け直すことが多く、連携する手間、掛け直す手間がかかる… など
こんな声、社内で聞こえてきませんか？
「（担当者が）本日、リモート勤務となりますので不在としております。」
「（担当者は）リモート勤務となりますので改めて折り返しいたします」
「（担当者は）外出しておりますので、担当の携帯電話から折り返しするよう伝えます」
リモート勤務が増える中このような対応が多く聞かれるようになりました。この状況は、顧客対応の遅れや、ビジネスの機会損失につながりかねません。自身の用件対応をたらい回しにされているようなネガティブな心理が働きかねないものです。従来の電話システムで生じる、このような問題を解決することは急務となっています。
そのような状況下で、クラウド電話と呼ばれる新しい電話システムの導入が、各企業で始まっています。どのような機能が人気で、導入までにどのようなことを検討し注意していけばよいでしょうか。システム移行から運用までのポイントを紹介していきます。
場所を選ばない固定電話番号の発着信サービスが人気
クラウド電話とは、インターネット接続環境下であれば場所を選ばずに会社の固定電話番号での発着信が可能になるサービスです。設定したスマートフォンによって、自宅や外出先、リモートオフィスなど、どこにいても会社の固定電話番号を利用できます。また、担当者に転送したい場合も、設定をしている端末から、電話を切ることなく簡単に転送可能です。
このサービスによって、オフィス外からも固定電話番号での顧客対応が可能となり、ビジネスの連続性を保つことができます。利用する社員一人ひとりに新たな端末を用意する必要もありません。働き方改革を推進する企業が増える昨今に多くの企業が導入し、「固定電話はスマートフォンで各自が持つ時代」がきています。
クラウド電話導入の3つのメリット
メリット① 柔軟な働き方に対応できる
クラウド電話は、テレワークや出社を交互にする場合やフルリモートワークなど、柔軟な働き方に対応しています。会社宛にかかってきた顧客からの電話に、自宅にいる担当者が応対できる業務環境となります。電話番を任される社員の業務負担を軽減し、余分に発生したコミュニケーションコストの削減につながります。
メリット② 保留転送が簡単にできる
クラウド電話には、保留転送機能を備えているサービスが多く、オフィス内外を問わず、通話をスムーズに担当者へ転送することができます。同じ社内にいれば機能する内線の有効範囲が社員の働く場所（自宅やカフェ、コワーキングスペース）まで広がるイメージが近いでしょう。この機能により、顧客への対応を迅速かつ効果的に行うことができ、顧客満足度の向上にもつながります。
メリット③ コスト削減も期待できる
従来の固定電話システムに比べて、クラウド電話は初期導入コストや運用コストを削減できる場合が多くあります。専用の固定電話機器を必要とせず、社用やプライベートで使っているスマートフォンやパソコンを利用するため、コスト面でも優れた選択肢となる場合があります。
導入にあたっても、従来のような立ち会い工事の必要がない場合が多く、工事費用の削減やそれに伴う日程調整業務・立ち会う場合の人件費なども削減できる可能性があります。
クラウド化の注意点「通話品質」
クラウド電話の導入において、通話品質は注意が必要です。通話品質が低下すると、顧客対応に支障をきたし、ビジネスに悪影響を及ぼすなど、かえって逆効果が働きます。インターネット接続環境の見直しや、通話に適した端末の利用などの影響もありますが、まず“どのクラウド電話サービスを選ぶか”ということが重要です。
クラウド電話は従来オフィスに物理的に設置されていました「PBX（主装置）」の機能をクラウド上に構築してインターネットを介して電話機能を提供するシステムです。よってネットワーク品質・混雑状況次第で「途切れる」「聞こえづらい」「遅延」などの音質低下が生まれます。
その点、NTT東日本の「ひかりクラウド電話ダイレクト for Webex Calling」では、安定した通話品質を確保するための技術が導入されています。Web会議アプリケーション「Webex」を利用した発信・着信サービスで不特定多数が利用できるインターネットではなく、「閉域接続」という独自のネットワークにて通信するため、安全・安定性が増します。
どちらもカスタマーサポートが充実しており、導入や設定に困ったときも、問い合わせから解決までがスムーズです。
ひかりクラウド電話× Webex Calling
が選ばれる理由
（安定した通話品質・会議やチャットツールなどグループウェアを統合）
前述のNTT東日本の「ひかりクラウド電話」と「Webex Calling」の組み合わせは、多くの企業で選ばれ導入されています。
選ばれる理由
NTT東日本の「ひかりクラウド電話」と「Webex Calling」が多くの企業で選ばれる理由として、以下の点が挙げられます。
◉ 安定した通話品質：
高品質な通話環境を提供し、ビジネスの信頼性を高めます
◉ 会議やチャットツールなどグループウェアの統合：
Webexの会議機能やチャットツールと統合することで、コミュニケーションの効率を大幅に向上させます。
◉ 柔軟な導入と運用：
クラウドベースのサービスのため、迅速な導入が可能で、困ったらサポートも受けられるため運用しやすいです。
これらの特長により、「ひかりクラウド電話×Webex Calling」は魅力的な選択肢となっており、多くのお客さまに選んでいただいております。
2024年7月23日～24日開催
「バックオフィスDXPO 東京’24」にて出展
東京ビッグサイト 西1・2ホールにて二日間開催される「バックオフィスDXPO 東京’24【夏】」にて、働き方改革を推進する電話サービス「ひかりクラウド電話」の説明ブースを出展します。現地では音声品質や使い方をデモ機を使用してご体験いただけます。
来場事前登録を行なっていただきますと入場料5,000円が無料となりますので、事前登録が推奨です。同時に商談予約も可能になっておりますのでお気軽にお問い合わせください。
DXPOでの展示を前に、ぜひ詳細資料のダウンロードやウェビナーへの参加をおすすめします。導入に関するお問い合わせもお気軽にお待ちしております。
【無料・ウェビナー】7月17日(水曜日) 開催！
自治体導入事例などをベースに「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」の仕組み・活用例をわかりやすく解説します
「ひかりクラウド電話×Webex Calling」についてもっと詳しく知りたい方のために、無料ウェビナーを開催します。この記事だけでは伝えきれない詳細な情報や具体的な導入方法、実際の導入事例について、専門家がわかりやすく解説します。さらに、ウェビナー中にいただいた疑問や質問にも、リアルタイムでお答えします。自治体向けではございますが、民間企業の参加も可能です。
ウェビナー詳細
テーマ: 「ひかりクラウド電話」で自治体の働き方改革・BCP対策を急加速！
～固定電話を残しつつ、時間や場所にとらわれない働き方の実現～
開催日: 7月17日(水) 15:00～16:00
内容:
● 自治体における働き方改革、BCP対策の現状や課題
● ひかりクラウド電話、ひかりクラウド電話ダイレクトのサービス概要
● クラウド電話サービスにおけるNTT東日本の強み
● 実際の事例紹介（利用方法や構成例）
実施方法:Webexウェビナー（ライブ配信予定）
共催:NTT東日本、シスコシステムズ合同会社
お申し込み方法: 以下のリンクからお申し込みフォームにアクセスしてください。
導入サポート充実「詳しくはダウンロード資料」
クラウド電話導入について、ご興味をお持ちいただきありがとうございます。この記事でご紹介した通り、「ひかりクラウド電話×Webex Calling」は、テレワーク環境における課題を解決し、業務の効率化とコスト削減を実現するための最適なソリューションです。
詳細な情報については、ダウンロード資料にてご確認いただけます。資料では、ひかりクラウド電話 for Webex Calling の魅力やWebex Calling の主な機能、ご利用料金など、実際に導入を検討する際に役立つ情報を掲載しています。また、資料と合わせて、無料ウェビナーへの参加もおすすめです。ウェビナーでは、専門家が直接ご質問にお答えし、具体的な導入支援を行います。
資料のダウンロードはもちろん、ウェビナー参加も無料です。この機会にぜひ、最新のクラウド電話ソリューションの詳細を手に入れてください。
※「Webex by Cisco」、および「Webex」は、Cisco Systems,Inc. またはその関連会社の米国およびその他の一定の国における商標登録または商標です。「Webex Calling」はCisco Systems, Inc.が提供するサービスの名称です。
※「Webex Calling」は、名称が変更される場合があります。最新情報は、各サービス事業者のホームページをご確認ください。